Cero Papel: ¿posible o imposible?


Por: Oscar Eduardo Munar Flórez
Administrador de Empresas y Gestor Ambiental
Dirección de Gestión Electoral
Email: oemunar@registraduria.gov.co
Blog: vigilanteambientalbogota.blogspot.com

Toda entidad del Estado o empresa privada, genera documentos y recibe solicitudes en los que se hace necesario el uso del papel. Teniendo en cuenta lo anterior la Presidencia de la República con su directiva presidencial número 04 del 3 de abril de este año, busca reducir los trámites en papel y además promueve el uso de herramientas informáticas como los trámites web o por correo electrónico.

Toda entidad del Estado o empresa privada, genera documentos y recibe solicitudes en los que se hace necesario el uso del papel. Teniendo en cuenta lo anterior la Presidencia de la República con su directiva presidencial número 04 del 3 de abril de este año, busca reducir los trámites en papel y además promueve el uso de herramientas informáticas como los trámites web o por correo electrónico.

¿Pero cómo lograrlo?. Primero, recordemos que anteriormente el uso del computador fue algo complejo de implementar en el país, solo empresas privadas incursionaron en el tema al utilizar las nuevas tecnologías. Igualmente con el paso de los años cada una de ellas fue integrando en sus labores diarias el uso del computador como reemplazo de la máquina de escribir y también empezaron a capacitar a sus funcionarios para que los manejaran.

Pero para no ahondar en la historia de la incursión del uso de las nuevas herramientas tecnológicas en el país, la idea de modernizar los trámites surge con el fin de prestar un servicio más eficiente y menos engorroso para los colombianos. Toda empresa o entidad “sin tanta traba” debe agilizar las consultas de los ciudadanos para ofrecer respuestas de calidad y así queden completamente satisfechos.

Es lógico que para lo anterior es necesario realizar pruebas y capacitaciones a los funcionarios, y deben ejecutarse cambios de las normas por las actualmente se rigen las empresas del sector público o privado, por ejemplo, cambiar un contrato verbal (código sustantivo de trabajo) a un contrato que se haga por videoconferencia o por correo electrónico.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, implementa de manera paulatina herramientas para contribuir a la conservación del medio ambiente a través del uso adecuado del papel como la consulta web del certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía, los registros civiles de nacimiento y matrimonio, la digitalización de las tarjetas decadáctilares en una base de datos robusta y la identificación biométrica de los ciudadanos.

Medidas Internas

Dentro de las políticas internas, el señor Registrador por medio de la oficina de Planeación de la Registraduría, insiste en que los funcionarios se acojan a la medida de usar en forma eficiente y consciente el material dispuesto para la impresión mediante:

- Uso de correo electrónico para envío de memorandos internos (Conservando consecutivo).

- Presentación de informes a través de correo electrónico.

- Cultura de aprobación y revisión de los documentos en medio digital.

- Imprimir fotocopias a doble cara.

- No imprimir correos electrónicos, salvo en casos necesarios.

- Evitar el copiado para la difusión o publicación de los memos, documentos, revistas e informe.

- De esta manera se pretende minimizar el impacto ambiental producido por el uso indiscriminado de unidades de papel.


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